Der Weg zum nachhaltigen Einkauf

Schritte 1-4: Grundlegende Überlegungen und Aufbau eines Business Case

SCHRITT 1: VERSTEHEN SIE DIE ESG-ZIELE IHRES UNTERNEHMENS

Sie können nicht alles verbessern, zumindest nicht alles auf einmal. Das gilt vor allem für die Zahl von Visionen wie denjenigen, die durch ESG verkörpert werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie wissen, was wirklich wichtig ist für Ihr Unternehmen, und wo Sie einen Unterschied machen können. Nachhaltigkeitsziele werden nach Verpflichtungen eingeteilt - von internen Zielen bis hin zu externer Berichterstattung und Prüfung - und sie erfordern deshalb unterschiedlichen Fokus und Disziplin und helfen bei der Festlegung der Einkaufsagenda, auch in zeitlicher Hinsicht. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen über genaue Ausgangswerte und Zielvorgaben sowie über vereinbarte Messgrößen verfügt. Falls nicht, drängen Sie auf Definitionen, Datenquellen und Möglichkeiten, eine prozentuale Verbesserung in einen monetären Gegenwert umzurechnen. 

SCHRITT 2: STELLEN SIE NACHHALTIGKEIT IN DEN VORDERGRUND

Wenn Ihr Unternehmen über eine Nachhaltigkeitsabteilung verfügt, sollte sie die Strategie festlegen, aus der das Einkaufsteam seine eigene Strategie bezieht. Sie sollte als Subject Matter Experts (SMEs) agieren und den Rest des Unternehmens in Bezug auf Strategie, Nachhaltigkeitsansätze und Anforderungen anleiten. Zudem geht es um das Verstehen der Schlüsselthemen und die anschließende Auswahl derjenigen, bei denen der Einkauf für die weitere Entwicklung gut aufgestellt ist.

SCHRITT 3: GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN FÜR IHREN NACHHALTIGEN EINKAUFSANSATZ UND KAPAZITÄT

Als aktiver Gestalter muss Ihr Team mit den richtigen Zielen, Fähigkeiten und Tools ausgerüstet sein. Führen Sie deshalb eine ehrliche Beurteilung Ihrer aktuellen Kapazitäten durch. Stellen Sie folgende Fragen:

• Versteht das Team die Nachhaltigkeitsagenda und wie es eine Rolle spielen kann?
• Haben Sie eine klare Strategie und Leitfäden, um das Team anzuleiten und zu unterstützen?
• Haben Sie feste Angebotsfragen, Bewertungsansätze und Vertragsbedingungen?
• Ist Nachhaltigkeit Teil des Einkaufsverfahrens, vor allem in Warengruppenstrategien?

SCHRITT 4: SICHTEN SIE IHRE KOSTENKATEGORIEN GEMESSEN AN NACHHALTIGKEITSTHEMEN

Ein wichtiger Schritt besteht darin, die Ausgaben mit den vereinbarten Nachhaltigkeitsthemen zu vergleichen, um zu verstehen, welche Kostenbereiche welche Themen bestimmen. Gewichten Sie diese Bereiche nach Kosten, Nachhaltigkeitschancen und Einflussmöglichkeiten. Diese können anhand mehrerer Aspekte definiert werden, vor allem aber anhand der Komplexität oder der Wahrscheinlichkeit einer Änderung oder Verbesserung und der Einkaufs-Pipeline. Wenn eine (erneute) Beschaffung nicht möglich ist, haben Sie nach wie vor die Möglichkeit für Verbesserungen durch das Lieferantenmanagement (SRM) einschließlich gemeinsamer Zielsetzung und Innovation. Erstellen Sie einen Business Case entsprechend einer Pipeline für Einsparungen.

Schritte 5-7: Neue Initiativen

SCHRITT 5: VERBESSERN UND AKTUALISIEREN SIE IHREN EINKAUFSANSATZ

Schulen und ermutigen Sie das Team, damit es an Kosten, Service und ESG denkt und in diesem Rahmen die Einkaufsmethode anpasst, damit diese zusätzlichen Parameter berücksichtigt werden. Implementieren Sie neue Ausschreibungsfragen (verfeinert nach Thema oder Kapital), neue Bewertungs- und Evaluierungsansätze sowie eine wirksame Freigabekontrolle, um sicherzustellen, dass ESG tatsächlich einbezogen wird und nicht zu einem Kästchen zum Ankreuzen wird. Überprüfen Sie jetzt Ihre Beschaffungspipeline und legen Sie fest, wo und wie Sie die Nachhaltigkeit berücksichtigen werden, welche Hebel Sie ansetzen und welche Möglichkeiten sich bieten könnten.

SCHRITT 6: VERBESSERN UND AKTUALISIEREN SIE IHREN ANSATZ FÜR DAS LIEFERANTENMANAGEMENT (SRM)

Nachhaltigkeit ist in vielerlei Hinsicht ein Synonym für Zusammenarbeit: Makroziele, die von vielen geteilt werden, umgesetzt im Rahmen zahlreicher Verhaltensänderungen. Sie spiegelt einen kollaborativen Ansatz wider, der versucht, langfristigen Wert durch bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten zu schöpfen. ESG passt exakt in diese SRM-Dialogwelt, Ziele, Kennzahlen und gegenseitige Innovation, weshalb Nachhaltigkeit zu einem Kernbereich der SRM-Ansätze werden sollte. Insbesondere sollten langfristige Anforderungen vorgegeben werden, damit die Lieferantenbasis Zeit hat, sich vorzubereiten und anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Sie SMEs, die über weniger Ressourcen verfügen, nicht benachteiligen, ihre ESG-Kapazitäten zu entwickeln. Stattdessen sollten Sie ihnen mehr Zeit geben, um zu reagieren.

SCHRITT 7: ERSTELLEN SIE KLARE NACHHALTIGKEITS-KENNZAHLEN (KPIS)

Verbesserungen in puncto Nachhaltigkeit werden durch einen inhärenten Mangel an genauen Daten behindert. Jedes Nachhaltigkeitsthema sollte mit einer Messung und einem Ziel versehen sein, selbst wenn diese erst einmal nur sehr ungefähr sind, bis die Daten sich verbessern. Bei CO2 beispielsweise gibt es eine Staffelung anhand folgender Aspekte:

• Schritt 1 – Kosten mit Emissionsfaktoren multiplizieren, um Hotspots in der Lieferkette im weitesten Sinne zu finden
• Schritt 2 – Mit Hilfe der Berichtsdaten der Lieferanten die Lieferanten miteinander vergleichen
• Schritt 3 – Anhand von Berechnungen auf Service- oder Produktebene Einkaufsabteilungen vergleichen

Wenn wir eine Kennzahl in eine Devisenmessung umwandeln können, wird sie deutlich aussagekräftiger.

Schritte 8-10: Änderungen einbetten

SCHRITTE 8: INVESTITIONEN IN SCHULUNGEN ZUM NACHHALTIGEN EINKAUF

Zwar mag in den Einkaufsteams eine gewisse Motivation vorhanden sein, um Änderungen voranzubringen. Doch ist es nur allzu einfach, in alte Muster zu verfallen, wenn die nächsten Kostenziele oder Leistungsprüfungen anstehen, und dabei die Erreichung von ESG-Zielen nicht in Betracht gezogen wird. Nutzen Sie Schulungen, um Veränderungen möglich zu machen. Beginnen Sie mit den Grundlagen und machen Sie dann mit einem spezifischen Toolkit weiter:

1. Was verstehen wir unter Nachhaltigkeit? Warum ist sie ein so wichtiges Thema für den Einkauf? Wie kann der Einkauf am besten helfen?
2. Prüfen Sie Schlüsselthemen wie People (Soziales), Planet (Umwelt) und Profit (Wirtschaft) mit Blick auf Nachhaltigkeit, bewerten Sie Auswirkungen und wichtige Chancen.
3. Führen Sie eine unternehmensspezifische Methodik und ein Toolkit ein, die idealerweise auch Baselining-Methoden, Sourcing und SRM umfassen. Ziehen Sie Support-Ressourcen in Betracht, darunter die Supply Chain Sustainability School.

SCHRITTE 9: ERSTELLUNG EINES LEITFADENS FÜR NACHHALTIGEN EINKAUF

Ein Leitfaden kann als Vorgabe für die Einkaufsteams dienen und die Grenzen der Möglichkeiten des Einkaufs vorgeben, wie er vorgehen wird und wen er hinzuzieht, um die Ergebnisse zu maximieren. Je mehr dies in bestehende Verfahren und in den Normalbetrieb einbezogen werden kann, desto besser. Es muss auch bekannt gemacht und am Leben erhalten werden. Die Nachhaltigkeitslandschaft entwickelt sich schnell, und wir müssen bewährte Praktiken übernehmen, sobald wir sie finden.

SCHRITTE 10:  KOMMUNIZIEREN SIE ÜBER IHRE STRATEGIE FÜR NACHHALTIGEN EINKAUF

Zuletzt geben Sie eine Absichtserklärung ab. Machen Sie Ihre Bemühungen und Ziele zur Realität, indem Sie umfassend in Ihrem Unternehmen darüber kommunizieren - sowohl gegenüber Kunden als auch gegenüber der Öffentlichkeit - damit der Einkauf rechenschaftspflichtig gemacht werden kann. Konzentrieren Sie sich auf spezifische Engagements, die das Einkaufsteams zuverlässig vertreten und vor Augen führen kann. Verallgemeinerungen und Modewörter erhöhen nur das Misstrauen gegenüber Greenwashing. Klare Verpflichtungen zeigen Lieferanten, Partnern und Kunden gleichermaßen, dass der Einkauf einen echten Unterschied machen kann und will.