Per stimolare la capacità degli Acquisti di ridurre i costi e generare valore strategico, bisogna passare da un modello principalmente transazionale a uno più olistico. Dotarsi delle persone, delle competenze e dei processi migliori è fondamentale per assicurare un programma di trasformazione efficace. La tecnologia è un altro fattore sempre più critico per portare le funzioni Acquisti allo step successivo.
Per Paysafe, un’azienda leader sul mercato delle piattaforme di pagamento, la tecnologia ha svolto un ruolo centrale, accelerando il percorso di trasformazione del procurement.
Con oltre 3000 dipendenti e una presenza globale, nel 2019 Paysafe ha gestito transazioni per quasi 100 miliardi di dollari. L’azienda è cresciuta rapidamente, sia in modo organico sia attraverso acquisizioni. Di conseguenza, ha ereditato delle realtà frammentate e una funzione Acquisti eterogenea che operava principalmente in modo transazionale e reattivo.
Piani di crescita
A supporto dei propri ambiziosi piani di crescita, Paysafe si è rivolta a Efficio nel 2018 per identificare e generare risparmi in diverse categorie merceologiche fondamentali e introdurre delle pratiche virtuose nell’ufficio acquisti. Il risultato è stato un programma di approvvigionamento strategico che ha prodotto risparmi medi annualizzati del 15% sulla spesa esterna influenzabile.
La possibilità di generare valore tramite il procurement era fortemente dipendente dalla capacità di aumentare le competenze del team. Di conseguenza Efficio ha dovuto progettare e creare una funzione Acquisti di prima classe. Il progetto prevedeva l’implementazione nell’arco di due anni attraverso un modello esternalizzato che potesse formare una funzione Acquisti autosufficiente e ad elevate prestazioni da “restituire” poi a Paysafe.
Creare una struttura acquisti di livello mondiale ha richiesto un’attività di progettazione organizzativa, il reclutamento di profili di elevato livello, l’upskilling del personale esistente e la definizione e introduzione di nuovi processi. L’elemento centrale del programma per potenziare e accelerare il processo di trasformazione è stato il lancio di eFlow, la piattaforma di procurement digitale leader di mercato di Efficio.
“La capacità di abbinare applicazioni digitali a un programma olistico che sfruttasse i dati e la collaborazione interna si è rivelata di fondamentale importanza per il successo di questo programma”, sostiene il CFO del gruppo Paysafe, Peter Smith.
“La nostra funzione Acquisti si è oggi trasformata in termini di valore generato e opera come un vero partner aziendale con i propri stakeholder interni. Grazie a questo progetto abbiamo avviato un percorso triennale di riduzione drastica dei costi di acquisto. Non credo che avremmo ottenuto risultati così eclatanti e rapidi senza una strategia, i piani per categoria e i tool digitali che abbiamo a disposizione oggi”.
Far convergere tutti i dati in un solo luogo
Paul Brooking, ex Financial Controller del gruppo Paysafe e responsabile del processo di trasformazione degli acquisti per l’azienda, spiega: “Ad esempio, oggi abbiamo un unico archivio digitale di tutti i dati di spesa. Questo vuol dire che in caso di necessità possiamo avere una completa visibilità delle spese per ciascuna categoria e ciascun fornitore in ogni business unit e in ogni territorio”
“L’applicazione classifica la spesa sulla base di regole predefinite e visualizza i dati in modo tale che possano essere analizzati in varie maniere per identificare le opportunità di miglioramento”, conclude Paul.
“Inoltre, siamo in grado di presentare l’analisi e i relativi risultati all’Azienda in modo molto più accessibile, consentendo un processo decisionale basato sui fatti. Oggi la nostra funzione Acquisti ci permette di valutare e promuovere in modo efficace nuove opportunità di generare risultati migliori, il tutto con il pieno sostegno dei vertici aziendali”.
Secondo Simon Whatson, responsabile della trasformazione per Efficio, la visibilità della spesa rappresenta un grave ostacolo per molte funzioni Acquisti.
“Raccogliere, classificare e aggiornare i dati di spesa richiede molto tempo, molti sforzi, e molta disciplina. Per questo molti team acquisti hanno enorme difficoltà a farlo. Tuttavia, senza i dati di spesa e la visibilità che generano è difficile identificare trend, problemi e soprattutto opportunità. La piattaforma eFlow ha dato a Paysafe la possibilità di accedere facilmente a dati di spesa esaustivi e accurati, lasciando al contempo al team acquisti più tempo da dedicare ad attività a valore aggiunto invece di raccogliere dati”.
“Avere accesso a quel livello di analisi dei dati ha rivoluzionato il modo in cui lavoriamo con l’azienda e il modo in cui vengono percepiti gli acquisti”, conferma Paul.
“Ad esempio, nel nostro settore gestire il rischio è fondamentale. Investiamo somme considerevoli per disporre di software che ci permettono di valutare il livello di rischio dei nuovi clienti. Ad un certo punto, però, ci siamo resi conto che diverse realtà aziendali utilizzavano software diversi per fare essenzialmente la stessa cosa. Questa sovrapposizione ha evidenziato delle ovvie opportunità di ridurre i costi e introdurre delle best practice.
Non meno importante, siamo stati in grado di mostrare il problema all’Azienda in maniera inequivocabile e convincente tale da giustificare e spingere al cambiamento”.
L’archivio dei dati di spesa è inoltre legato a un archivio per la gestione dei contratti che fornisce spunti analitici e notifiche relative alla prossima scadenza dei contratti.
In questo modo il team acquisti di Paysafe è al corrente dei contratti prossimi al rinnovo, dei fornitori coinvolti, delle aree di spesa da considerare e di tanto altro, in un continuo e automatizzato processo di identificazione di iniziative di saving e ottimizzazione.
Coinvolgere i fornitori
Una delle principali responsabilità delle funzioni Acquisti è la gestione efficace dei fornitori. Ad esempio, Pper Paysafe è fondamentale che i propri fornitori soddisfino i requisiti di conformità normativa relativi alla privacy, per garantire che le informazioni dei clienti siano sempre al sicuro. In passato questa necessità implicava un lavoro documentale lungo e impegnativo. Efficio ha introdotto uno strumento di inserimento e onboarding e registrazione dei clienti fornitori che permette ai fornitori stessi di reperire la documentazione richiesta e caricarla in piena autonomia. Lo strumento, incluso nella piattaforma eFlow, ha dato a Paysafe la possibilità di controllare il processo e accelerare l’onboarding dei fornitori.
La tecnologia eFlow ci ha dato il tempo e lo spazio per collaborare in modo stretto con gli stakeholder, per capire le loro necessità e definire le iniziative giuste
Generare valore strategico
“Ovviamente la riduzione dei costi è molto importante e ha sostenuto la traiettoria di crescita di Paysafe, ma oltre a questo l’azienda è stata in grado di generare ulteriore valore strategico”, conferma Paul Brooking.
“Lavoriamo in un settore in rapida evoluzione, dove nascono in continuazione nuovi fornitori innovativi e nuove soluzioni. Sfruttando la nostra conoscenza del mercato siamo stati in grado, ad esempio, di identificare potenziali fornitori che avessero la capacità di aiutare i nostri stakeholder a raggiungere i loro obiettivi. La tecnologia eFlow ci ha poi dato il tempo e lo spazio per collaborare strettamente con gli stakeholder”
Essere in grado di dimostrare all’azienda e ai suoi vertici che le iniziative degli Acquisti generano risultati tangibili in termini di utili ha un effetto dirompente
ACCESSO ALLE COMPETENZE
L’uso di eFlow per guidare gli acquisti basandosi sui dati semplifica il lavoro di identificazione e concretizzazione delle opportunità. eFlow dà accesso alle profonde conoscenze sulle categorie maturate dagli esperti di Efficio relative alle strategie di categoria, alle strutture di prezzo, ai modelli commerciali, ai modelli di RFP [richiesta di proposte] e alla capacità di svolgere analisi in modo rapido e facile.
Lo strumento è nella fase iniziale di lancio da Paysafe ma, una volta arrivato a pieno regime, ridurrà al minimo la necessità del team acquisti di spendere energie in ricerche di fornitori disponibili sul mercato per servizi già acquistati in passato. Disponendo di una piattaforma di sourcing ricca di contenuti utili, il team non avrà più bisogno di creare da zero documenti di offerta o lunghe liste di fornitori.
MONITORARE LE INIZIATIVE E I BENEFICI GENERATI
Uno degli annosi problemi dei team acquisti è assicurare che i benefici identificati siano effettivamente visibili a bilancio.
“L’esperienza ci insegna che il monitoraggio dei benefici non sempre avviene nel modo appropriato a causa della difficoltà di questa operazione e dello sforzo che richiede - precisa Simon Whatson - ma è essenziale per aumentare la credibilità agli occhi dell’azienda”.
“Per questo ci siamo concentrati così tanto su questo punto con Paysafe. La nostra metodologia dà a Paysafe la possibilità di registrare, tracciare e monitorare le iniziative e i risparmi generati. Fornisce la massima visibilità su iniziative, attività e rischi e, soprattutto, permette di prevedere e monitorare con precisione i benefici che impattano sul bilancio.
Essere in grado di dimostrare all’Azienda e ai suoi vertici che le iniziative degli Acquisti generano risultati tangibili in termini di utili ha un effetto dirompente. È molto importante spostare la percezione della funzione Procurement da un semplice destinatario degli ordini a una vera e propria fonte di valore aggiunto”.
RISULTATI
Il percorso di trasformazione di Paysafe prosegue e i risultati fino ad oggi hanno superato ogni più rosea aspettativa. Dall’inizio del contratto di esternalizzazione, la funzione Acquisti ha generato il doppio dei risparmi sui costi rispetto alle previsioni e ha ridotto in maniera significativa i costi di approvvigionamento fino alla fine del 2020.
“Il nostro successo è il prodotto del duro lavoro di tutte le persone coinvolte, nella funzione Acquisti e nell’Azienda”, afferma Peter Smith. “Le soluzioni e gli spunti offerti da Efficio ci hanno aiutato a migliorare significativamente l’intera funzione Acquisti”.