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Change Management ist kein Einheitsmodell: Wie lassen sich Lösungen auf die unterschiedlichen Bedürfnisse zuschneiden?

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Veränderungen - wie die Einführung neuer Systeme und Technologien - sind ein integraler Bestandteil des Geschäftslebens. Wenn jedoch verschiedene Teams mit unterschiedlichen Zielen und Arbeitsweisen beteiligt sind, kann der Fortschritt überraschend schnell in Misstrauen und Widerstand umschlagen. 

Wie können Unternehmen diese komplexe Dynamik steuern, um sicherzustellen, dass der Wandel erfolgreich umgesetzt wird? Wir sprachen mit Cat, einer Change Managerin im Einkauf, die Projekte zur Einführung von Source-to-Pay-Software (S2P) leitet. 

Change Management: Aus Erfahrung lernen 

Hier bei Efficio sammeln wir Einblicke von Führungskräften, die aus erster Hand Erfahrungen mit Change Management haben, insbesondere in den Bereichen Einkauf und Supply Chain. Dies ist der zweite Artikel in unserer Serie „Change Management neu denken“, in der wir verschiedene Perspektiven darüber austauschen, wie Unternehmen Veränderungen erfolgreich umsetzen können.

Im Rückblick auf ihre eigenen Erfahrungen mit Change Management betont Cat, wie wichtig es ist, die Ansätze an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teams anzupassen, mit denen sie arbeitet. Im Folgenden sind einige praktische Maßnahmen aufgeführt, die sie zur Bewältigung des Wandels einsetzt.

1. So viele Nachrichten, wie es Bedarf gibt

Zu Beginn eines jeden Projekts nimmt sich Cat immer die Zeit, die Perspektiven der verschiedenen Abteilungen zu verstehen. Dabei stellt sich oft heraus, dass die Stakeholder sehr unterschiedliche Bedürfnisse haben. Das Management ist in der Regel an strategischen Aktualisierungen und der Geschwindigkeit der Einführung interessiert, während die operativen Mitarbeiter in der Regel verstehen wollen, wie sich die neuen Systeme auf ihre täglichen Aufgaben auswirken werden. 

Cat erklärt, dass es für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement entscheidend ist, die Bedürfnisse und Anliegen der verschiedenen Stakeholder in den Abteilungen zu berücksichtigen. Bei Umstrukturierungen nutzt Cat die geeigneten Kanäle, um mit den verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren und sie um Beiträge zu bitten:

  • Webinare und Town halls dienten als Plattformen für einen umfassenden Informationsaustausch.
  • Die Workshops boten den Teams die Möglichkeit, ihre Ansichten auszutauschen und sich praktisch zu engagieren.
  • Anonyme Feedback-Formulare konnten für schwierigere Themen oder für diejenigen verwendet werden, die sich bei öffentlichen Diskussionen unwohl fühlen.

„Man muss vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten anbieten, um die Menschen dort abzuholen, wo sie sind“, erklärte Cat. „Das muss schon früh im Projektplan geschehen, sonst werden sich einige Stakeholder einfach nicht beteiligen.“ Durch das Angebot verschiedener Möglichkeiten der Beteiligung stellte das Team sicher, dass jeder die Chance hatte, sich zu beteiligen, unabhängig von seiner Rolle oder seinen Vorlieben.

2. Gleichgewicht zwischen Massenkommunikation und persönlichem Engagement

Während die gruppenweite Kommunikation die gesamte Organisation über Veränderungen informiert, ist es für den Erfolg einer Initiative entscheidend, den wichtigsten Stakeholdern - wie Führungskräften, Abteilungsleitern und den von der Veränderung am stärksten betroffenen Personen - mehr Aufmerksamkeit zu widmen.

„Ein personalisierter Ansatz trägt dazu bei, Vertrauen zu Schlüsselpersonen aufzubauen und sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört und ihre Anliegen berücksichtigt werden, ohne dass die Effizienz und die Dynamik der Massenkommunikation für breitere Aktualisierungen verloren gehen“, so Cat.

  • Einzelgespräche helfen, die spezifischen Bedenken der Stakeholder aufzugreifen und bieten ein maßgeschneidertes Verständnis dafür, wie sich die Veränderung auf ihre Teams auswirken würde.
  • In einigen Fällen stattet Cat interne Führungskräfte mit Gesprächsthemen aus und bietet ihnen eine Plattform, um direkt mit ihren Teams zu kommunizieren und sie mit glaubwürdigen und konsistenten Botschaften zu versorgen.

 

3. Erkennen Sie, dass sich Veränderungen schwierig anfühlen können

Selbst wenn Teams die Notwendigkeit von Veränderungen verstehen, macht dies die Arbeit in einer neuen Form nicht unbedingt einfacher.

Cat betonte, wie wichtig es ist, Zeit zu investieren, um zu verstehen, was den Teams helfen kann, sich mit dem neuen Ansatz anzufreunden. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihnen ein neues System ohne angemessene Beteiligung aufgezwungen wird, kann dies zu Frustration führen. Sie glaubt, dass es in vielen Fällen nicht um die Ablehnung der Veränderung selbst geht, sondern um die Frustration darüber, wie die Veränderung umgesetzt wird.                                          
Ein integrativer Ansatz sei der Schlüssel zur Überwindung emotionaler Widerstände, so Cat. Sie hat die Erfahrung gemacht, dass kleine Maßnahmen - wie mehr zuhören als sprechen - einen großen Unterschied machen können. „Sobald wir anfangen, die Menschen in den Prozess einzubeziehen und ihnen ein Mitspracherecht zu geben, lässt der Widerstand nach“. 

  • In Design-Workshops werden Mitarbeiter der Abteilungen bereits in einem frühen Stadium in die Diskussion einbezogen, so dass sie ihre Meinung äußern können und sich als Teil des Entscheidungsprozesses fühlen.
  • Ein Change-Champion-Netzwerk bietet Kollegen, die von ihren Kollegen respektiert werden, einen frühen Zugang zu einem neuen S2P-System. Diese Champions werden zu informellen Fürsprechern in ihren Teams und helfen, den Übergang zu erleichtern.

4. Der Erfolg liegt im langfristigen Engagement

Um den Wandel wirklich zu verankern, ist es entscheidend, die Dynamik aufrechtzuerhalten. Doch wenn sich Projekte über mehrere Monate erstrecken, verliert man leicht die Bodenhaftung, und die Aufrechterhaltung des früheren Engagements kann sich wie ein harter Kampf anfühlen. 

Laut Cat tragen eine kontinuierliche Kommunikation und sichtbare Feedbackschleifen dazu bei, dass die Stakeholder mit den laufenden Veränderungen in Verbindung bleiben und diese mittragen.

  • Regelmäßige Q&A-Sitzungen, Town Halls und Online-Foren ermöglichen es den Mitarbeitern der Abteilungen, in jeder Phase Feedback zu geben. 
  • Wenn das Feedback zu echten Verbesserungen im Projekt führt, sollten Sie dies der Organisation mitteilen, damit die Mitarbeiter sehen, dass ihr Beitrag gehört wird und zu greifbaren Ergebnissen führt.

Sarah, Cats Kollegin, erklärt: „Die Leute müssen sehen, dass ihr Beitrag einen Wert hat. Cat macht diese Feedbackschleifen sichtbar, so dass sie die Stakeholder einbinden und die Dynamik während des gesamten Projektzyklus aufrechterhalten kann.“

Wenn es um Veränderungen geht, passt Maßarbeit immer besser

Bei erfolgreichem Change Management geht es nicht darum, die Menschen zur Anpassung zu zwingen, sondern darum, Ihren Ansatz anzupassen, um sie in den Prozess einzubinden. Cats Ansatz ist immer darauf ausgerichtet, zuzuhören, sich anzupassen und auf die einzigartigen Bedürfnisse des Unternehmens und der Menschen darin zu reagieren. 

Im Rückblick auf ihre Erfahrungen sagte Cat uns: „Veränderungen kann man nicht erzwingen - sie sind organisch, und die Menschen müssen daran teilhaben. Sobald man ihnen den Raum gibt, sich zu engagieren, weicht der Widerstand dem Fortschritt“.