Partnerschaften mit externen Unternehmen sind zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Geschäftswelt geworden. Sie bieten Zugang zu Fachwissen, zusätzlichen Ressourcen und Talenten sowie die Möglichkeit, Prozesse zu skalieren und zu beschleunigen. Daher arbeiten verschiedene Abteilungen in allen Arten von Unternehmen zunehmend mit Dritten zusammen. Der weltweite Markt für das Outsourcing von Geschäftsprozessen wird bis Ende 2022 auf 261,9 Milliarden US-Dollar geschätzt.
Während viele Unternehmensbereiche wie Personalwesen, IT, Marketing oder Rechtsabteilungen die Zusammenarbeit mit Dritten begrüßen, zögern andere Kernfunktionen noch dies zu tun. Der Einkauf ist eine von ihnen. Traditionell wird dieser Unternehmensbereich vollständig intern abgedeckt oder vollständig ausgelagert. Es ist jedoch ungewöhnlich, dass diese Funktion in Zusammenarbeit mit Dritten ausgeführt wird und die Vorteile interner Teams und externer Spezialisten kombiniert werden.
Was macht den Einkauf also anders – oder ist er das überhaupt? Erschweren die Anforderungen der Abteilung die gemeinsame Aufgabenwahrnehmung? Oder ist es eher eine mentale Barriere, die durch die historische Kostenorientierung der Abteilung entstanden ist und es den Verantwortlichen schwer macht, die Ausgaben für externe Unterstützung zu rechtfertigen?
Der Einkauf ist mit immer stärkerem Gegenwind konfrontiert. Aufgrund der zusätzlichen Komplexität durch ESG, Lieferkettenrisiken, wirtschaftlicher Unsicherheit und einer immer komplizierteren Agenda, wäre es für die meisten Unternehmen sicherlich von Vorteil, Partnerschaften mit Experten in diesen Bereichen einzugehen.
In diesem Artikel betrachten wir Vorteile, die durch Partnerschaften mit externer Unterstützung erzielt werden können, um zu sehen, ob sie auf den Einkauf angewendet werden können, und wenn ja, warum es noch Vorbehalte gibt, diese zu nutzen.
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Zugang zu zusätzlichem Fachwissen
Wenn es nur einen Grund für externe Unterstützung gäbe, dann wäre es dieser: Unabhängig von der Unternehmensgröße, ist es höchst unwahrscheinlich, dass das Fachwissen der Mitarbeiter alle Bereiche und Themen in allen Abteilungen abdeckt. Dritte verfügen oft über einen Pool von Experten in verschiedenen Bereichen, die für bestimmte Aufgaben oder Projekte erfahren und geschult sind sowie Unterstützung und Einblicke in die Bereiche bieten können, in denen es möglicherweise an Wissen mangelt.
Nehmen wir zum Beispiel die Informationstechnologie (IT). Da die Digitalisierung in der Industrie weltweit immer weiter an Bedeutung gewinnt, hat sich der IT-Bereich rasch entwickelt. Unternehmen können schnell ins Hintertreffen geraten. Wer jedoch mit erfahrenen IT-Experten zusammenarbeitet, hat Zugang zu aktuellem Wissen über die neuesten Technologien und bewährten Verfahren, die zur Verbesserung seiner IT-Infrastruktur, Verringerung von Ausfallzeiten und Verbesserung seiner allgemeinen digitalen Fähigkeiten genutzt werden kann.
Im Marketing ist ein ähnliches Muster zu beobachten: Externe Unternehmen werden wegen ihres Fachwissens, ihrer zusätzlichen Ressourcen und ihres frischen Blickwinkels hinzugezogen, während sich die internen Teams auf die tägliche Umsetzung der Marketingstrategie konzentrieren und über ein tiefes Verständnis der Marke, der Produkte und der Zielgruppe verfügen. Beide Teams arbeiten zusammen, um ihre Stärken zu kombinieren. Dies führt letztendlich zu effektiveren und effizienteren Marketingkampagnen.
Edward Cox, Principal bei Efficio, erklärt: „Der Einkauf ist keine Ausnahme in Bezug auf Komplexität und Spezialisierung. Kein einziges Team kann die wachsende Warengruppen- und Marktlandschaft, den Bedarf an mehr Daten und Intelligenz, eine schnellere Wertschöpfung oder das Verständnis für die sich entwickelnde Procurement Excellence abdecken.“
„In einer idealen Welt bräuchten wir keine Unterstützung von Dritten“, sagt Rupinder Cheema, Customer Experience Director bei Jaguar Land Rover. „Wenn wir die Zeit und die Ressourcen hätten, ein internes Team aufzubauen, das über Expertenwissen in allen Bereichen des Kundenerlebnisses verfügt und die Zeit hat sich auf jeden dieser Bereiche zu konzentrieren, würden wir das tun. Dies ist jedoch keine ideale Welt. Das Kundenerlebnis umfasst zu viele verschiedene Elemente und entwickelt sich ständig weiter, so dass es nahezu unmöglich ist, alles von einem Team abdecken zu lassen. Deshalb arbeiten wir mit etablierten Drittanbietern zusammen, die ihr eigenes Fachwissen und ihre Glaubwürdigkeit in unsere Arbeit einbringen und es uns ermöglichen, unsere Ressourcen auf die strategischeren Elemente unserer Erfahrung zu konzentrieren.“
Die Flexibilität, mit der Nachfrage zu wachsen
Drittanbieter können nicht nur Zugang zu Fachwissen bieten, sondern auch ein hohes Maß an Flexibilität. Sie bieten skalierbare, leicht anpassbare Lösungen an, sodass sich die Unternehmen rasch auf veränderte Anforderungen einstellen können. Durch die Nutzung solcher Dienste können Unternehmen effektiv auf plötzliche Nachfrageschwankungen reagieren und sicherstellen, dass die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Kunden weiterhin erfüllt werden.
Da Unternehmen weltweit angesichts des globalen Fachkräftemangels Schwierigkeiten haben Stellen zu besetzen, bietet der Zugang zu Ressourcen, die je nach Bedarf eingesetzt werden können, eine sofortige Lösung des Problems.
Darüber hinaus kann die Flexibilität, die Dritte bieten, Unternehmen helfen, Kosten zu sparen. Wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung nur für einen kurzen Zeitraum benötigt, ist die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen wahrscheinlich einfacher und kostengünstiger als der Aufbau eines internen Teams. Da die angebotenen Dienstleistungen je nach Bedarf erweitert oder reduziert werden können, ist es für Unternehmen einfach, ihre Kosten zu senken, wenn die Konjunktur nachlässt.
Diese Flexibilität ist besonders wichtig für Funktionen wie die Personalabteilung, deren Anforderungen sich häufig ändern. Die von Drittanbietern bereitgestellten, skalierbaren Lösungen, können der Funktion helfen, Kosten zu senken und flexibel genug zu bleiben, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Auch der Einkauf ist mit raschen Veränderungen der Nachfrage konfrontiert, die z.B. durch Unternehmenswachstum, Fusionen und Übernahmen oder dringende Kostensenkungsmaßnahmen ausgelöst werden - oder durch natürliche Reifezyklen von Aktivitäten, die durch Veränderungen und Wachstum ausgelöst werden, bevor sie sich wieder in einem Normalzustand stabilisieren.
Visuelle Darstellung, die zeigt, wie die Ressourcen des Einkaufs dem Bedarf entsprechen
Neue Perspektiven und Mandat
Externe Spezialisten können einen erheblichen Mehrwert schaffen, da sie neue Perspektiven, kritische Herausforderungen sowie die Erfahrung und das Mandat bieten, um bei der Kommunikation mit der Geschäftsführung zu helfen. Sie bringen Erfahrungen und Fähigkeiten mit, die sie möglicherweise bei der Lösung ähnlicher Probleme für andere Unternehmen erworben haben und die ihnen eine einzigartige Sichtweise auf die Herausforderungen ermöglichen, mit denen das Unternehmen derzeit konfrontiert ist. Zudem sind sie in der Lage, Ansätze vorzuschlagen, die sonst vielleicht nicht in Betracht gezogen worden wären.
Externe Spezialisten können die Fragen stellen, die den internen Teams vielleicht nicht bewusst waren oder die sie vermieden haben. Sie können Annahmen und Überzeugungen kritisch hinterfragen, die das Unternehmen behindern, und dabei helfen, Schwachpunkte und potenzielle Risiken zu erkennen, die sonst vielleicht übersehen worden wären.
Sie sind in der Lage, abteilungs- und funktionsübergreifend zu arbeiten und die jeweiligen Führungskräfte zusammenzubringen, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teilen des Unternehmens. Laut Ian Bolger, Vice President von Efficio, „kann diese Fähigkeit, über die Führungsebene hinweg zu navigieren, besonders vorteilhaft sein, wenn man an komplexen, funktionsübergreifenden Projekten arbeitet (z. B. die Einhaltung sich ändernder Branchenvorschriften), bei denen die Gewissheit, dass die Prozesse von allen beteiligten Parteien eingehalten werden, besonders wichtig ist.“
Vielleicht mehr als jede andere Abteilung kann der Einkauf von der Unterstützung durch Partner profitieren . Da der Einkauf immer mehr Verantwortung übernimmt und einen stärkeren Einfluss auf die Unternehmensstrategien hat, können Experten, die die Herausforderungen mit anderen Augen sehen, für den Erfolg von unschätzbarem Wert sein.
Was bedeutet das nun für den Einkauf?
Wenn man sich die Vorteile ansieht, die der Einsatz von Drittanbietern mit sich bringt, wird deutlich, dass diese Vorteile auch für den Einkauf gelten - vielleicht sogar noch mehr als in anderen Geschäftsbereichen, in denen regelmäßig externe Dienstleistungen erbracht werden.
Die Rolle des Einkaufs hat sich verlagert und ist in ihrer Komplexität und ihrem Wert gewachsen, sodass der Zugang zu zusätzlichem Fachwissen und Ressourcen - die je nach Bedarf genutzt werden können - eine unschätzbare Unterstützung für diese Funktion darstellt. Externe Faktoren wie Lieferketten, ESG-Verpflichtungen und Inflation stellen nach wie vor zusätzliche Risiken für Unternehmen dar. Die Möglichkeit, diese Risiken mit erfahrenen Fachleuten zu teilen, wird für Unternehmen von großem Vorteil sein.
Was ist also das Hindernis? Wir können die Hypothese aufstellen, dass der Einkauf zu sehr auf die Kosten fokussiert ist, um den Wert der Unterstützung durch Dritte in Betracht zu ziehen ... oder vielleicht zu skeptisch, um die Chance zu nutzen, sich als Stratege und nicht mehr als Controller zu positionieren.
Was auch immer die Hindernisse sein mögen, der Einkauf muss sich an den Erfolgen anderer Funktionen orientieren und eine größere Offenheit für einen kooperativeren Ansatz mit externen Experten entwickeln. Chief Procurement Officers sollten externe Unterstützung nicht als Bedrohung, sondern als ungenutzte Chance sehen. Wenn sie sich auf die Geschäftsergebnisse konzentrieren, anstatt sich mit den Details des Prozesses zu befassen, werden sie den erheblichen Mehrwert entdecken, den diese Dienstleistungen bieten können.
„In meiner beruflichen Laufbahn war ich vor allem in der Automobilindustrie tätig, die wohl eine der fortschrittlichsten Einkaufsumgebungen aller Sektoren aufweist“, sagt Dr. Ian Robertson, der früher dem BMW-Vorstand angehörte und gegenwärtig als Senior Non-Executive Board Member bei Dyson tätig ist. „Die Abhängigkeit der Automobilindustrie von der Lieferung und Qualität von Komponenten und Materialien, die aus der ganzen Welt bezogen werden, hat dazu geführt, dass der Einkauf schon immer eine geschäftskritische Funktion war und als solche durch externe Partner unterstützt wurde.
Da sich die Komplexität von Lieferketten, ESG und Kosten weltweit erhöht, müssen andere Branchen dies zur Kenntnis nehmen und beginnen, die gleiche Logik auf ihre Einkaufsabteilung anzuwenden. Drittanbieter können helfen, das Profil der Funktion zu schärfen und sie beim Übergang zu einer strategischeren Rolle zu unterstützen, aber sie müssen auch ihren Wert beweisen.
Externe Berater müssen sehr genau wissen, was sie erreichen wollen. Sie müssen messbare Ergebnisse vorweisen können, wenn die Einkaufsteams sie ernst nehmen und einen bewussten Schritt in Richtung einer neuen Arbeitsweise machen sollen.
Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, ist harte Arbeit notwendig. Strategische Teams müssen Herausforderungen antizipieren und artikulieren, an die andere Unternehmen noch gar nicht denken. Sie müssen Antworten auf Fragen finden, von denen sie nicht einmal wissen, dass es Fragen sind“, rät Robertson.
Die richtige Balance finden
Da der Einkauf als strategische, geschäftskritische Funktion immer mehr Verantwortung übernimmt, muss er sowohl intern als auch extern auf die richtige Unterstützung zurückgreifen können. Einkaufsteams sollten bedenken, dass sie sich die Chance entgehen lassen, den Einfluss und die Effektivität des Einkaufs zu steigern, wenn 25 % ihrer Fähigkeiten und Kapazitäten nicht durch Unterstützung von Dritten bereitgestellt werden. Lassen Sie die Einkaufsexperten zur Abwechslung einmal selbst über den Einkauf nachdenken.
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Procurement Excellence in einer zunehmend komplexen Welt
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