I costi sono importanti, molto importanti. Rappresentano la metà del conto economico e, per la funzione procurement, non devono mai essere messi in secondo piano, né dovrebbero esserlo. Ma la storia recente ci insegna che ad accordi di fornitura a basso costo non sempre corrisponde un valore, non sempre significa ricevere quella merce, né che i prodotti a costi competitivi garantiscono le vendite a gruppi di consumatori nuovi e in continua evoluzione.
Total value
Nell'ambito del procurement, dove prima il "costo totale" era considerato la prassi migliore, sembra essere sempre più necessario considerare il "Total value". La funzione procurement non deve essere interessarsi solo ai prezzi e servizi. Deve essere molto più multifunzionale e coprire, ad esempio, la sicurezza della supply chain, la generazione di valore e la politica ESG o di miglioramento della sostenibilità.
Nell'edizione di quest'anno, prendiamo in considerazione molte di queste nuove richieste, per analizzare cos'è il procurement non solo dal punto di vista dei costi. Analizzeremo le azioni da compiere e perché dovremmo essere stimolati ad affrontare le sfide che ci attendono.
Un approccio multifunzionale
Ad esempio, quando si acquistano servizi di produzione di terzi, non basta rivolgersi all'Estremo Oriente e selezionare il fornitore che offre i costi più bassi per soddisfare i requisiti di produzione richiesti. Dobbiamo valutare i rischi presenti all'interno delle loro supply chain, le potenziali lacune nei trasporti, le decisioni unilaterali dei governi, il danno reputazionale qualora la politica ESG non andasse a buon fine ed altro ancora. Molti di questi aspetti non determinano solo dei costi, ma anche dei ricavi.
Fattori chiave
Le funzioni procurement di più alto livello, per un certo periodo, hanno seguito un programma di partnership a valore aggiunto e di attività strategiche di supporto all'attività, favorito dalla convergenza di alcuni macro fattori inediti negli ultimi cinque anni, tra cui:
- COVID-19
- Brexit
- Impatto climatico
- Questioni geopolitiche
- Preferenze dei consumatori
- Tecnologie
Tutti questi fattori hanno influito sulla domanda, sui costi di produzione, sulla disponibilità, sui lead-time e sulle opportunità di mercato. Pertanto, le aziende devono prestare più attenzione alle loro supply chain, al modo in cui vengono acquistati i beni e i servizi, cosa viene acquistato, da chi e dove.
Complessità
Il Total value rende più complesse le attività di approvvigionamento, ad esempio:
ANALISI MULTIFUNZIONALE
Alla valutazione di opzioni aggiuntive oltre al costo e al servizio, si affianca l'aumento dei dati necessari, l'incremento esponenziale delle analisi e la richiesta di maggiore supporto, più strutturato, da parte di un gruppo più ampio di stakeholder funzionali
NORME DI CATEGORIA
Le norme di categoria accettate devono essere messe in discussione. Alcune convinzioni, come ad esempio "la Cina è un Paese low cost" oppure "i tempi di approvvigionamento sono di due settimane" o ancora "le persone della fascia di età 14-18 vogliono articoli a basso costo e con un ciclo di vita breve", devono essere riviste per ciascuna strategia di approvvigionamento e questo richiede tempo e ricerca
VALUTAZIONE DELLE PERFORMANCE
Le modalità di comunicare e descrivere il successo e i risultati devono essere diverse e più elaborate. Come possiamo migliorare i costi del sistema e favorire i ricavi, attraverso azioni più ponderate?
COMPETENZE DEL TEAM
Le competenze e gli strumenti utilizzati dal team di procurement potrebbero non essere più adeguati. Potrebbero necessitare di un aggiornamento attraverso l'introduzione di nuovi dati e capacità di analisi, di una nuova visione sulla strategia e sull'innovazione, oltre alla capacità di collaborare in modo più rapido ed efficace.
Per evitare di perdersi nelle complessità è necessario stabilire una chiara direzione da intraprendere
Il piano d'azione: trasformare il Total cost in Total value
CONFERMARE L'IMPORTANZA DELLE BASI
È necessario focalizzare sforzi ed attenzioni su un ottimo category planning. È fondamentale non lavorare in modo meccanico; al contrario, è bene assicurarsi che i documenti importanti siano rivisti e commentati dai colleghi sia all'interno che all'esterno della funzione di procurement.
INVESTIRE IN COMPETENZE
Raramente i team di procurement sono strutturati in modo tale da essere autosufficienti, o dispongono delle risorse economiche per esserlo, soprattutto quando ci si appresta ad affrontare nuove sfide. È necessario individuare e rivolgersi ad esperti fidati che possano fornire un supporto per colmare le lacune, offrendo nuovi metodi e prospettive.
METTERE IN DISCUSSIONE LO STATUS QUO
Evitare di cadere nel circolo vizioso di "acquista, prepara i documenti, ripeti". Se la pianificazione per categoria è la stessa da tre anni, è probabile che non sia corretta.
PARLARE DI TOTAL VALUE
È utile parlare in termini di Total value affinché diventi parte integrante del metodo utilizzato dalla funzione. Inoltre, è bene parlarne apertamente all'interno della funzione per sottolineare la vera natura commerciale delle competenze di approvvigionamento.
ACCOGLIERE LA SOSTENIBILITÀ
Occorre impegnarsi a elaborare un piano volto a migliorare l'agenda della sostenibilità, non solo a favore dell'ambiente, ma anche delle persone e della capacità a lungo termine dell'azienda di crescere e prosperare in modo responsabile.