Dépassement des objectifs d'économies : Donner vie à la fonction achats de Kantar

Dans le contexte d’une pandémie mondiale et d'un changement de propriété qui a vu la société d'investissement en capital privé Bain Capital prendre une participation majoritaire dans Kantar, l'équipe Kantar-Efficio a passé les deux dernières années à réaliser des économies d’environ 60 % au-delà de l'objectif initial. Ces réalisations ont eu lieu alors que Stephen Day, le directeur des achats nouvellement nommé s'installait dans son nouveau rôle et constituait la nouvelle fonction et l'équipe des achats.

Le contexte

Kantar est une société d'analyse de données et de conseil. Quand le géant des médias WPP a vendu 60 % de Kantar à Bain Capital, la fonction Achats est restée au sein de WPP. Kantar a dû entièrement recréer cette fonction afin de réaliser des économies et de soutenir sa croissance.

Bain a fait appel à Efficio pour obtenir une évaluation des opportunités, l'aider à se séparer de WPP et lancer son programme pour la fonction Achats via une ambitieuse transformation destinée à réaliser des économies et à mettre en place cette fonction.

Résultats

En partenariat avec Efficio, Kantar a réalisé ce qui suit :

• Une réduction des coûts dépassant les objectifs fixés de 60 %
• Un modèle opérationnel mondial, nouvellement conçu, pour la fonction Achats et entièrement mis en œuvre, basé sur un cadre de gestion des catégories dirigé de façon centrale et couvrant toutes les régions et divisions de Kantar
• Une équipe Achats diversifiée qui est passée de trois à 40 personnes, avec une répartition hommes-femmes de 50/50.
• Une plus grande visibilité sur l'ensemble des processus et des données de la fonction Achats, grâce à la mise en place de nouvelles technologies, dont eFlow, la plateforme technologique propriétaire d'Efficio.

Approche

Efficio a conçu le cadre du nouveau modèle opérationnel mondial de la fonction Achats avec la stratégie, la gouvernance et l'infrastructure associées. Toutefois, pour donner vie à une fonction Achats performante, il est important de valoriser les différents points de vue et procéder à des recrutements diversifiés. En s'attachant à recruter les bonnes personnes au lieu de se précipiter pour remplir les postes vacants, l'équipe est passée de trois personnes à 40, avec une répartition hommes-femmes de 50/50 et deux apprentis issus de milieux de réfugiés.

Une autre priorité majeure était d'introduire des processus de sourcing stratégique à l'échelle de Kantar qui consolident la demande à travers les divisions de Kantar et gèrent les relations et les risques de la base d'approvisionnement mondiale de manière appropriée Ce résultat a été obtenu en rassemblant les données actuelles de l’entreprise, en alignement avec les priorités et les objectifs stratégiques de Kantar, afin d'obtenir une vue d'ensemble. Une feuille de route a ensuite été établie incluant des opportunités génératrices de valeur et des initiatives de développement pour la fonction Achats. Les processus d'achats correspondants ont été rationalisés afin d'inclure et d’obtenir l’adhésion de la haute direction (C-Suite). 

Kantar manquait de visibilité dans deux domaines clés :

1. L’organisation n'avait qu'une faible visibilité sur les fournisseurs au niveau mondial et donc peu de contrôle sur les données relatives aux dépenses.
2. Elle ne disposait pas d'un référentiel central pour les projets de la fonction Achats et n’avait donc aucune connaissance des économies réalisées à travers le monde pour un vaste ensemble de catégories.

Pour résoudre ces problèmes, Kantar a investi dans la technologie, notamment eFlow, notre technologie propriétaire et plateforme de connaissances. eFlow a fourni les informations nécessaires sur les nouveaux fournisseurs et apporté dans le monde entier, la visibilité sur la conformité des dépenses pour les différentes régions, divisions et catégories.

Ce qui importe le plus pour les équipes d'approvisionnement, c'est la capacité à réaliser des économies pour l'entreprise, et l'équipe combinée "One Kantar" et Efficio a relevé ce défi L'objectif était de créer un plan d'économies crédible qui impliquait toutes les parties prenantes, permettant à chaque personne de comprendre les économies qui pourraient être réalisées et le niveau potentiel d'économies récurrentes annuelles.

Ce résultat a été obtenu grâce au pouvoir de la communication. « Une partie importante de l'équation consiste à s'aligner sur l'organisation financière et à lui donner les moyens de comprendre d'où viennent ces économies » a expliqué Stephen Day.

Grâce à la transparence et à la collaboration, alliées à une technologie intelligente, l’équipe Achats peut démontrer sa valeur à l’équipe dirigeante et contribuer à l’image financière complète de l’entreprise. Rester concentré sur le scénario que vous développez est la clé pour obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise et l'engager de manière significative.

Challenges

Kantar opère dans 100 pays et compte 25 000 employés. La mission de transformation de la fonction Achats a inclus 25 catégories majeures pour un total de 28 000 fournisseurs, dans 100 pays. Pandémie mise à part, gérer le périmètre et l'échelle de cette transformation massive a exigé de porter une attention particulière aux détails : la bonne stratégie, un solide plan d'exécution et une technologie sophistiquée pour une visibilité, une supervision et une maintenance appropriées.

Une fois le nouveau modèle opérationnel mondial de la fonction Achats conçu et approuvé, Kantar a créé une équipe Achats à partir des deux collaborateurs restant après l'acquisition. Il était de la plus haute importance pour Stephen Day de construire une équipe diversifiée qui célèbre les différentes perspectives. Le défi consistait à reconstituer rapidement l'équipe tout en s’attachant à trouver les bonnes personnes et non en se précipitant pour remplir les postes vacants.