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Massima performance: il successo di UKAR

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Case Study
Summary

Gestione dei rapporti con i fornitori, un elemento importante per il successo di UKAR. Efficio ha contribuito in modo attivo allo sviluppo e all’applicazione di un nuovo processo volto a ridurre i tempi e le risorse necessarie, migliorare la governance e il controllo e diffondere le best practice.

UKAR è nata nel 2010 con il fine di assicurare la corretta gestione dei portafogli di crediti ipotecari di Bradford & Bingley e NRAM. Per raggiungere l’obiettivo di massimizzare il valore per i contribuenti, UKAR deve assicurarsi di ricevere il massimo valore dai principali fornitori che, a loro volta, svolgono un ruolo essenziale per il buon funzionamento dell’azienda. 

Efficio ha lavorato con UKAR per potenziare il processo di valutazione del rapporto con i fornitori e dimostrare la conformità con le linee guida normative. Grazie alla piattaforma tecnologica eFlow di Efficio, configurata appositamente in base ai requisiti di UKAR, l'ottimizzazione del processo ha consentito all’azienda di ottenere informazioni migliori, più tempestive e coerenti, consentendo quindi una governance e un controllo più proattivi dei rapporti con i fornitori.

Contesto

UKAR si avvale di una serie di fornitori soggetti alle linee guida della FCA sull’outsourcing.

Oggi, l’azienda conta circa 175 dipendenti ed è responsabile di circa 148.000 clienti, per un portafoglio di mutui e prestiti del valore di 19,5 miliardi di sterline.

UKAR era dotata di un processo di gestione dei fornitori chiave basato sulla raccolta di dati volta a seguire e gestire la relativa performance attraverso cicli trimestrali di rendicontazione. Tuttavia non esisteva un unico archivio per le informazioni – i dati venivano raccolti in diversi fogli di calcolo, assegnati a diversi profili aziendali e confrontati e riconciliati da una risorsa centrale.

Questo processo impediva a UKAR di avere una buona visibilità delle tendenze a livello di KPI o di fornitori e, di conseguenza, rendeva difficile la gestione proattiva del rischio e delle relative prestazioni. Efficio si è impegnata ad aiutare UKAR a sviluppare un processo di rendicontazione efficiente, solido ed efficace in tempi decisamente stretti.

Abbiamo coinvolto Efficio perché ci aiutasse a potenziare la governance e a migliorare la rendicontazione in materia di controllo dei rapporti con i fornitori. L’approccio di Efficio ha garantito il soddisfacimento dei nostri requisiti nei minimi dettagli, mentre la suddivisione in fasi del processo ci ha permesso di introdurre piccoli cambiamenti in corso d’opera per raggiungere l’assetto finale. Le competenze e l’impegno di Efficio sono stati encomiabili, siamo veramente felici di aver scelto di lavorare con loro a questo progetto.
Rhys Silverwood, Responsabile degli approvvigionamenti strategici di UKAR

Approccio

Il rapporto tra Efficio e UKAR è cominciato con un incontro esplorativo, finalizzato a ottenere una conoscenza dettagliata della situazione attuale e degli eventuali problemi. Successivamente, sono stati individuati e interpellati gli utenti finali rispetto ai relativi requisiti durante una serie di seminari. Quindi Efficio e UKAR hanno collaborato per identificare e concordare le priorità e gli obiettivi cardine. Tali obiettivi, uniti a un processo di progettazione incentrato sull'utente, hanno condotto alla definizione di una soluzione e hanno stimolato la giusta determinazione a rispettare le strette tempistiche.

Efficio ha sviluppato un prototipo iniziale basato sulla piattaforma tecnologica eFlow. Il feedback degli utenti rispetto al prototipo ha condotto a un assetto definitivo della soluzione. In seguito al feedback, Efficio ha sviluppato l’applicazione e ha lavorato a stretto contatto con il personale di UKAR durante la fase di lancio, per assicurarsi che tutti i profili coinvolti fossero in grado di usare il sistema. Grazie a questo approccio, lo strumento ha generato valore per gli utenti e ha consentito di raggiungere gli obiettivi generali di UKAR.

Risultati

Il nuovo sistema ha permesso a UKAR di snellire il processo di rendicontazione relativa alla gestione dei rapporti con i fornitori:

  • Oggi l’azienda è dotata di un unico archivio di facile consultazione, quando prima i dati erano frammentati in diversi siti
  • Riduzione della raccolta e dell'invio di dati
  • I rapporti vengono preparati in automatico e non più attraverso un laborioso processo manuale
  • I responsabili aziendali possono inserire direttamente nel sistema le risposte a domande specifiche, assumendo quindi maggiore controllo e responsabilità
  • Inoltre, la maggiore efficienza e tempestività del processo hanno permesso a UKAR di aumentare la frequenza di rendicontazione per i fornitori più critici, da una cadenza trimestrale a una mensile, rassicurando ulteriormente l’azienda rispetto al valore generato
  • Il processo è “pensato per la crescita”: lo strumento può essere facilmente configurato per aggiungere nuove domande ed eventuali futuri fornitori.

Inoltre, il nuovo processo ha migliorato significativamente la qualità dei dati. Ad esempio:

  • La lettura dei risultati è guidata e corredata dai principali  di misurazione della performance, assicurando una maggiore coerenza e comparabilità dei dati
  • Il processo include delle best practice - ad esempio, lo status di ogni criterio di misurazione delle performance può essere facilmente documentato con dati reali, aumentando la trasparenza per tutte le parti coinvolte
  • I dati raccolti possono essere organizzati in diversi dashboard, ampliando la portata del lavoro analitico

Oggi UKAR ha accesso a maggiori informazioni e visibilità su potenziali tendenze e rischi e, di conseguenza, può beneficiare di maggiore tempestività nell’affrontarli. Questo nuovo processo ha potenziato la capacità di UKAR di mostrare maggiore solidità a livello di governance e controllo agli occhi dei regolatori e degli altri stakeholder.