Come ottimizzare i processi di procurement con la tecnologia

Il passaggio verso la digitalizzazione del procurement è un percorso che vale la pena intraprendere, ma che richiede notevole preparazione e pianificazione strategica.

Abbiamo intervistato quattro responsabili del procurement per il nostro recente studio “Procurement 2025: La trasformazione digitale sta generando un procurement più efficace?”, condotto in collaborazione con la Cranfield University. In questo articolo ci parlano della loro esperienza nell’utilizzo della tecnologia per potenziare i processi di procurement e le problematiche incontrate in corso d’opera.

Colum Colbert, responsabile dei servizi di procurement, Paddy Power Betfair

Quando ho assunto il mio ruolo presso la funzione procurement europea di PPB all’inizio del 2017, l’impronta tecnologica era limitata. Si limitava, infatti, a strumenti per la generazione degli ordini di acquisto, la gestione dei contratti e la valutazione del rischio creditizio dei fornitori. Mi è stato affidato il compito di pensare una strategia tecnologica che aiutasse il procurement a raggiungere livelli di eccellenza. 

Ho cominciato analizzando gli aspetti del procurement per i quali il mercato già offriva soluzioni tecnologiche. Poi, tra queste ho identificato quelle che effettivamente ci servivano e i fornitori più adatti a soddisfare le nostre necessità.

Tra le altre cose, in questo percorso ho imparato che bisogna investire nella tecnologia solo quando il processo in questione è sufficientemente maturo per l’utilizzo dei sistemi. La nostra più grande paura è sprecare denaro acquistando prodotti non adeguati o necessari e poi lasciarli inutilizzati. Di conseguenza non abbiamo speso grandi somme per sistemi di procurement di tipo ERP le cui funzionalità non fossero necessarie o idonee. Piuttosto, abbiamo seguito un approccio selettivo, scegliendo di volta in volta in cosa investire e quando. In alcuni casi, semplicemente abbiamo acquistato una sola licenza per testare un pacchetto unico nel corso di un anno, prima di decidere se ampliare l’investimento.

Entro la metà del 2018 avevamo investito in sistemi relativi alle seguenti aree: 

• Analisi delle spese: oggi siamo dotati di soluzioni per l’analisi delle spese in Europa, ma anche nelle operation globali in Australia e Stati Uniti
• Intelligence di mercato
• Gestione per categorie

Tutti questi sistemi erano pacchetti singoli, reperiti direttamente sul mercato e senza eccessive sovrapposizioni. Ciò nonostante, vengono tutti utilizzati per sviluppare le strategie di gestione per categorie e di risparmio a livello globale. Ecco dimostrato come sistemi diversi e a basso costo possono essere sfruttati in sinergia per raggiungere i propri obiettivi strategici.

Alla fine del 2018 il nostro percorso non si à ancora interrotto. Attualmente stiamo creando uno strumento integrato per l’approvazione e la gestione dei contratti. L’idea è dare sostegno al nostro obiettivo di una solida governance della spesa, per assicurarci che ogni centesimo venga speso in modo tale da non presentare rischi per PPB, generando al tempo stesso il valore atteso.

Craig Hill, head of procurement, HSBC, UK

I progressi tecnologici che avvengono all’esterno del perimetro del procurement ci stanno spingendo a pensare in modo diverso all’erogazione dei nostri servizi core. Le nostre controparti interne vogliono interfacciarsi con il procurement in modo più semplice ed efficiente. Questo dipende da diversi fattori, ma principalmente dal modo di utilizzare la tecnologia al di fuori del lavoro e della vita quotidiana. Ad esempio, a casa è possibile acquistare qualsiasi cosa con uno o due clic, mentre sul lavoro l’esperienza di acquisto non è certo così semplice e può condurre a un senso di frustrazione.

Il procurement ha a disposizione una serie di strumenti innovativi, alcuni già rodati e altri in fase di valutazione, ma in generale la sensazione è che le opzioni tecnologiche per questa funzione siano abbastanza carenti rispetto ad altri ambiti.

Sarebbe bello vedere alcune delle opzioni tecnologiche per il procurement mettere in discussione lo status quo, spingerci a ripensare alcuni processi storici invece di ricorrere semplicemente alla digitalizzazione.

Il nostro dipartimento ha investito in sistemi mirati a ridurre i processi manuali e cartacei, migliorando la tracciabilità e la verificabilità degli ordini di acquisto e della fatturazione. Inoltre, abbiamo snellito la due diligence e il controllo dei rischi dei fornitori creando una piattaforma unica utilizzata a livello globale.

Infine è fondamentale, nell’ambito della strategia tecnologica, che a prescindere dalle soluzioni scelte si comprenda come farle lavorare insieme per estrarre il massimo valore dai dati. Acquistare una soluzione e pensare che questa faccia tutto è un grave errore; bisogna infatti investire nei software e nelle persone in grado di estrarre i dati dai sistemi più disparati e elaborarli in un modo che sia strumentale a un processo decisionale più rapido.
La capacità di estrapolare e presentare i dati in modo tempestivo e pertinente aiuta il procurement a diventare un partner strategico per l’azienda.

Jason Busch, founder di Azul Partners e co-founder di Spend Matters

Negli anni 2000 le tecnologie di sourcing non erano esattamente affidabili. Da allora la tecnologia di procurement, specialmente per il lato strategico di questa funzione (ad es. capacità di analisi della spesa e degli acquisti), ha fatto passi in avanti notevoli. Esistono, però, grandi differenze tra i vari provider, che li possono rendere più o meno idonei alle proprie esigenze.

Consideriamo, in primo luogo, il lato “domanda” dell’equazione. Oggi esistono diversi raggruppamenti di buyer di soluzioni tecnologiche per il procurement. Il primo tipo, il migliore, è quello in cui viene definito un business case per capire le necessità specifiche dell’azienda. Sfortunatamente si tratta di una minoranza. La gran parte delle aziende acquistano soluzioni tecnologiche per il sourcing per risolvere un problema specifico. Ad esempio: “Non ho visibilità sulla spesa e ho bisogno di uno strumento analitico di base per sviluppare una strategia per categorie”. La mancanza di visibilità, però, può essere sintomo di un altro problema. L’analisi della spesa è molto utile, ma senza arrivare alle cause più profonde non è possibile ottenere il quadro completo e risolvere il problema.

Un altro aspetto che potrebbe determinare l’insuccesso è ignorare i costi di implementazione, quali, ad esempio, quelli associati alla gestione del cambiamento. Gli strumenti usati potrebbero essere quelli giusti, ma con un modello di implementazione sbagliato.

Spesso c’è un divario tra i buyer e i fornitori; chi vende la tecnologia non è necessariamente formato per capire la soluzione migliore per un’azienda. I professionisti del procurement non sono esperti di tecnologia.

In generale, il nostro lavoro è molto vasto e complesso. Anche le aziende che riteniamo più avanzate in questo ambito sono all’inizio del percorso di sviluppo del procurement digitale. Anche se hanno a disposizione strumenti eccellenti, non hanno ancora abbinato le proprie necessità alle capacità dell’attuale mercato di fornitura o allineato i propri bisogni e caratteristiche di acquisto con un gruppo ideale di fornitori.

Oggi, più che mai, è necessario ricorrere a consulenti che aiutino a risolvere questi problemi prima di scegliere a quale tecnologia ricorrere. Fare un passo indietro e porsi le domande giuste permette di selezionare le opportunità più vantaggiose. È un po’ come un’analisi di categoria fatta da una prospettiva di sourcing: bisogna identificare tutte le sfumature di una categoria per capire dove concentrare gli sforzi e identificare i fornitori più adatti a soddisfare le proprie necessità.

Nonostante tutto, c’è una buona notizia. Per i buyer ben informati è un momento perfetto per acquistare soluzioni tecnologiche. Sono sufficienti poche ore passate su diverse fonti per informarsi sui mercati di fornitura che includano soluzioni tecnologiche per il procurement e capire bene come cominciare a dare un’accelerata al percorso.

Tim Coles, commercial and procurement director, Thames Water

Negli ultimi 18 mesi abbiamo investito in modo significativo in tecnologia e risorse umane nell’ambito del nostro percorso di trasformazione digitale. Dal punto di vista della tecnologia siamo passati da soluzioni di analisi delle spese e tracciatura dei benefici ad operazioni più mature e sofisticate, come le attività di tracciatura e previsione delle commodity e di altri indici, finalizzate a capire cosa determina i prezzi e come. Ciò ci permette di decidere in modo più intelligente se optare per una copertura o un acquisto in grandi volumi. Inoltre, recentemente abbiamo utilizzato la tecnologia per sottoporre a revisione una previsione di domanda per diversi miliardi di sterline, per la quale in passato usavamo un approccio off-line.

Per quanto riguarda il fattore umano abbiamo sviluppato nuove competenze e capacità all’interno del team per trasformare in conoscenza e, di conseguenza, azioni concrete l’immensa mole di dati a disposizione dell’azienda. Guardiamo alla realtà in modo diverso, cercando di sovrapporre diverse tipologie di dati. Uno dei principali ostacoli all'innovazione è la mancanza di tempo; facendo un passo indietro, raccogliendo spunti, cercando di capire come fare le cose in modo diverso e aprendo a nuove opportunità, stiamo cominciando a superare l’ostacolo.

Il digitale è senz’altro un concetto molto entusiasmante, ma non può prescindere da una supply chain che opera in un certo modo e da un rapporto di sostegno reciproco. La digitalizzazione non può esistere solo in un ambito di un’azienda. È l’intera società che deve imbarcarsi in un grande viaggio digitale. Per trarne i massimi benefici, il procurement deve procedere insieme all’intera realtà aziendale.