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Procurement sostenibile in 10 step: la guida per i CPO

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In questa guida, condividiamo le migliori pratiche sviluppate in collaborazione con i nostri clienti per la promozione di un miglioramento misurabile della sostenibilità attraverso i processi di procurement. Sia che la usiate come “manuale di sopravvivenza” o come supporto per la vostra strategia, siamo sicuri che la troverete utile.

Step 1: Comprendere gli obiettivi organizzativi

È impossibile ottenere un miglioramento a 360°, perlomeno non in modo immediato, e questo vale soprattutto per un insieme di ideali tanto ampi quanto quelli delle politiche ESG. Assicuratevi dunque di conoscere gli aspetti veramente importanti per la vostra organizzazione e di riconoscere quelli su cui intervenire.

Gli obiettivi di sostenibilità variano in base alle motivazioni dell’azienda, che possono essere guidati da aspirazioni interne o dalla necessità di essere sottoposti a verifiche esterne. È chiaro che ciò richieda livelli di attenzione e rigore differenti e contribuisca a definire le scelte degli acquisti come gli aspetti da prioritizzare.

Valutate se la vostra azienda dispone di standard e obiettivi precisi, nonché di misure definite alle quali fare riferimento. In caso contrario, cercate di definirli e poi traduceteli in qualcosa di significativo. Ad esempio, se tra gli obiettivi si prevede l’aumento della spesa nel mercato locale, stabilitene l’entità, cercate di capire da dove acquisire i dati in modo affidabile e traducete un miglioramento percentuale in valori monetari sui quali il team di Procurement può intervenire.

Step 2: Coinvolgere i responsabili dedicati alla sostenibilità

Se la vostra organizzazione dispone di una funzione dedicata alla sostenibilità, questa dovrebbe definire la strategia a livello aziendale sulla quale il team di Procurement definisce la propria. Dovrebbe inoltre operare in qualità di esperto in materia per orientare le politiche, gli approcci sulla sostenibilità e i requisiti necessari.

Comprendetene i temi chiave, per poi concordare quelli su cui il Procurement è posizionato in modo ideale per fare passi avanti.

Si creerà naturalmente una tensione dinamica, con una parte che privilegia gli obiettivi ESG e l’altra quelli di costo; tuttavia, è meglio stimolare questo dialogo in modo proattivo e concordare regole equilibrate che si concentrino sulle attività da prioritizzare. Ad esempio, quando si esaminano i servizi alle strutture, è opportuno concentrare l’attenzione sulla sfera dell’impatto economico locale e sul benessere. Quando si esamina il parco auto, è bene porre l’accento sulle emissioni di carbonio e gas serra. A volte la cosa giusta da fare è concentrarsi su costi e servizi e, in questo modo, promuovere gli investimenti in aree in cui i rendimenti della sostenibilità sono maggiori.

Step 3: Definire il vostro approccio e riconoscere le vostre capacità

Quale protagonista del cambiamento, il vostro team deve dotarsi degli obiettivi, delle competenze e degli strumenti idonei, a tal fine effettuate una valutazione puntuale delle vostre attuali competenze. Il team comprende l'agenda relativa alla sostenibilità e il ruolo che può svolgere? Avete una politica e delle linee guida chiare per orientare e sostenere il team? Avete definito criteri di valutazione dei fornitori, approcci di valutazione e condizioni contrattuali che mirano ad una maggiore sostenibilità? La sostenibilità è integrata nel tessuto dei processi d’acquisto, soprattutto nelle strategie di categoria?

Molti di questi fattori sono facili da stabilire ed è importante ribadirlo.

Step 4: Classificare le categorie di spesa

Un passo fondamentale consiste nel classificare la spesa rispetto a temi di sostenibilità concordati. Classificate la spesa in relazione alle opportunità e al relativo impatto che può avere sulla sostenibilità. La capacità di impatto può essere definita sulla base di diversi elementi, ma in particolare della 
complessità o probabilità di portare un cambiamento o miglioramento e dalla pipeline degli approvvigionamenti.

Laddove il (ri)sourcing non sia possibile, c’è ancora una possibilità di miglioramento mediante processi di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), inclusa la definizione congiunta degli obiettivi e dell’innovazione.

Ricordate che è impossibile migliorare tutto immediatamente. 

Step 5: Migliorare l’approccio agli approvvigionamenti

Riteniamo che un approvvigionamento sostenibile non richieda nuove competenze, ma una nuova mentalità. Formate e incoraggiate il team a pensare in termini di costo, servizio e criteri ESG e, quindi, ad adattare le metodologie d’acquisto per riflettere questo ulteriore parametro. Implementate nuovi criteri per i fornitori (affinate in base al tema di riferimento), nuove metodologie di valutazione, nonché una rigida governance di approvazione per garantire che i criteri ESG siano effettivamente considerati e non diventino semplicemente una casella da spuntare.

Esaminate ora la pipeline degli acquisti e decidete su quali aspetti focalizzarvi per affrontare il tema della sostenibilità, a quali leve ricorrere e quali opportunità implementare.

Compila il form per leggere l'articolo completo e scoprire i sei passi successivi della Guida per i CPO verso un Procurement più sostenibile.

Step 6: Attuare un approccio mirato alla gestione del rapporto con i fornitori (SRM - Supplier Relationship Management)

Sotto molti aspetti, sostenibilità è sinonimo di collaborazione. Ad esempio i macro obiettivi condivisi dalla maggior parte delle persone si traducono in cambiamenti netti e duraturi del comportamento. Analogamente, la sostenibilità rispecchia un approccio maturo e più collaborativo volto a offrire un valore a lungo termine grazie a un maggior coinvolgimento dei fornitori partner. Le politiche ESG si inseriscono perfettamente nella logica SRM fatta di dialogo, definizione degli obiettivi, KPI e innovazione reciproca. È importante che la sostenibilità diventi una parte fondamentale degli approcci SRM. E se la vostra organizzazione presenta lacune in questo ambito, cogliete la palla al balzo per effettuare degli investimenti mirati.

Per ribadire il concetto che non è possibile cambiare tutto e subito, è bene assicurarsi di segmentare la base fornitori, ad esempio:

  • I 10 fornitori principali: obiettivi comuni e innovazione
  • I 100 fornitori principali: questionari dettagliati e allineamento degli obiettivi
  • I 1.000 fornitori principali: acquisizione dei dati

Un aspetto importante è stabilire i requisiti a lungo termine in modo che la base fornitori abbia il tempo di prepararsi e adattarsi. Assicurarsi di non penalizzare le PMI, che potrebbero disporre di un numero minore di risorse per sviluppare le loro capacità ESG, ma concedere loro un tempo di risposta più lungo.

Step 7: Investire nella formazione

Le vecchie abitudini sono dure a morire. Anche se i team degli acquisti saranno motivati a portare avanti il cambiamento, questo non sarà totale; se non si valuta l’offerta di valore ESG, sarà fin troppo facile tornare alla situazione iniziale una volta comunicati gli obiettivi di costo futuri o le revisioni delle performance. 

Utilizzate la formazione per integrare il cambiamento, iniziando dalle basi per poi passare a una serie di strumenti specifici:

  1. Cosa si intende per sostenibilità? Perché è un tema così importante per il Procurement? In che modo il Procurement può essere d'aiuto?
  2. Esplorate i temi chiave della sostenibilità, dalle persone (sociale), al pianeta (ambientale) e al profitto (economico), come misurare gli impatti e le principali leve di cambiamento.
  3. Introducete metodologie e strumenti specifici per l’azienda, che potrebbero comprendere metodologie di baselining, l’approvvigionamento e l'approccio SRM. Le risorse di supporto stanno diventando man mano più facilmente disponibili, come ad esempio la Supply Chain Sustainability School.

Step 8: Definire KPI (indicatori chiave di prestazione) chiari

I miglioramenti in termini di sostenibilità sono ostacolati dall'intrinseca mancanza di dati accurati. Senza di essi, le organizzazioni hanno difficoltà a prendere decisioni perché non dispongono di un quadro obiettivo per ottenere i feedback desiderati sull’impatto del loro processo decisionale. Per il Procurement, questo è un ambiente particolarmente ostico in cui operare.

Tuttavia, ogni tema in materia di sostenibilità dovrebbe avere una misura e un obiettivo, che inizialmente saranno solo abbozzati e diventeranno più definiti man mano che i dati migliorano. Se consideriamo l’impatto ambientale delle emissioni di carbonio, possiamo osservare una classificazione di questo tipo:

  • Step 1: utilizzare la spesa moltiplicata per i fattori di emissione per trovare le aree critiche nella supply chain
  • Step 2: utilizzare i dati di reporting dei fornitori per poterli confrontare
  • Step 3: utilizzare analisi su servizi o prodotti per confrontare gli acquisti

Se poi è possibile convertire i KPI in una misura monetaria (£/$,€ … ), tanto meglio. Il costo dei valori equivalenti di biossido di carbonio (CO2e) è utilissimo per normalizzare le decisioni di approvvigionamento e considerare la questione “È giusto pagare di più per ridurre le emissioni di gas serra?”.
 

Step 9: Stilare un programma

Ciascuna delle fasi precedenti dovrà quindi essere inserita in un'unica fonte di informazioni: un programma destinato ai team degli acquisti da utilizzare come guida e orientamento e che definisca il campo d'azione del Procurement, il modo di agire e gli interlocutori, al fine di ottimizzare i risultati.

Maggiore sarà il livello di integrazione nei processi esistenti e nello scenario BAU, più facile sarà implementare politiche sostenibili. Inoltre, è importante che il programma venga condiviso e aggiornato regolarmente. Il panorama della sostenibilità è in rapida evoluzione ed è importante che tutti assimilino le best practice, anche le più recenti.

Step 10: Comunicare la politica degli Acquisti

Infine, presentate una dichiarazione di intenti. Concretizzate gli sforzi e gli obiettivi comunicandoli a tutta l'organizzazione, sia ai clienti che al pubblico. Attraverso la comunicazione, fate in modo che l’attività del Procurement venga analizzata e presa in considerazione. È necessario concentrarsi su temi specifici su cui il team di procurement può lavorare e che possano essere difesi con sicurezza. Le generalizzazioni e le parole chiave non fanno che aumentare la crescente confusione generata dal fenomeno del "greenwashing" (ambientalismo di facciata). Definire temi e attività in modo chiaro manda il messaggio a fornitori, partner e clienti che il Procurement può fare e farà una differenza concreta.

Promuovere il programma di sostenibilità

Oltre all’impegno a livello direttivo, riteniamo che gli Acquisti siano un fattore determinante per consentire alle organizzazioni di conseguire con successo gli obiettivi delle politiche ESG. Tutto ciò verrà illustrato in modo dettagliato nella prossima relazione annuale di ricerca sulla leadership, per la quale abbiamo intervistato oltre mille responsabili acquisti e incontrato esperti del settore. Le questioni legate alla sostenibilità rappresentano un’opportunità chiave affinché il procurement non sia solo una semplice funzione aziendale con il compito di ottenere l’ottimizzazione dei costi, bensì un catalizzatore del programma di sostenibilità.