Une seule équipe, une seule cible : un partenariat qui aligne optimisation des coûts, stratégie et croissance

Permanent TSB est un fournisseur de services financiers pour particuliers qui opère en Irlande. Au début de l'année 2020, sa fonction Achats a lancé le « Projet Titan » visant à réaliser d'importantes économies de coûts annualisées d'ici à 2023. Il est rapidement devenu évident qu'un programme de cette envergure nécessitait des ressources supplémentaires. L'équipe Achats de Permanent TSB s'est donc associée à Efficio afin de bénéficier de ses équipes et de son expertise.

Au début de l'année 2020, l'équipe Achats, composée de 11 membres, était submergée de demandes de support opérationnel et n’agissait qu’en réaction à ces demandes. Elle manquait des ressources nécessaires pour piloter de façon proactive le sourcing stratégique, piloter les coûts et contribuer à la croissance.

Atteindre l'objectif 2023 de réduction des coûts annualisée impliquait pour cette équipe de passer du statut d'une simple fonction administrative à une fonction stratégique. Cette évolution devait s’accompagner de la mise en place d’une technologie permettant de prendre des décisions de sourcing et de gestion des fournisseurs qui s’appuient sur des données.

Permanent TSB recherchait un partenaire capable de travailler à ses côtés pour l’aider à atteindre ses objectifs. « L'idée que l'équipe d'Efficio serait en mesure d'apporter un soutien sur le terrain, capable de se retrousser les manches, de faire partie de l'équipe, de travailler avec nous… qu’il ne s’agissait pas de simples consultants présentant toujours plus de PowerPoint et de concepts que nous devions ensuite concrétiser… Cette idée nous a décidés à travailler avec eux », se rappelle Rachel Dolan, Directrice Achats et Gestion de la relation fournisseur.

Résultats

En collaboration avec Efficio, l'équipe de Permanent TSB a obtenu les résultats suivants.

• Des économies annualisées de 15 % sur les dépenses adressables en août 2021, dépassant de 20 % l'objectif de réduction des coûts pour 2023. Ce résultat s’est accompagné d’une plus grande conscience des coûts de la part de l’organisation, qui a continué à générer des économies d'une année sur l'autre, toutes suivies et approuvées par la fonction Finance.
• Une transformation digitale où la technologie sert à soutenir des décisions fondées sur les données
• Un changement dans la perception par l’entreprise du statut de la fonction Achats qui est maintenant reconnue comme stratégique. Les Achats sont en mesure d'influencer les décisions axées sur le profit au niveau de l’équipe dirigeante.
   

Approche

Améliorer l'accès à l'expertise : des experts d'Efficio ont été déployés pour fournir des informations permettant une prise de décision plus rapide, des stratégies plus efficaces et un soutien pour les négociations avec les fournisseurs.  Ils se sont appuyés sur leur connaissance des catégories et sur des benchmarks réalisés sur des organisations comparables pour déterminer les coûts souhaitables tout au long des négociations avec les fournisseurs.

• Nouvelle méthodologie de sourcing stratégique :  eFlow, l’outil de sourcing stratégique d'Efficio a été mise en œuvre. Cela a permis de mieux comprendre les initiatives et de développer des stratégies de sourcing créatives. L’équipe Achats a regroupé des fournisseurs dispersés afin d'obtenir des tarifs plus compétitifs. Ils ont créé des modèles de partenariat stratégique en vue de consolider les achats pour l'ensemble des projets de la Banque.
• Mise en œuvre d'une nouvelle technologie : eFlow, la plateforme d'Efficio dédiée aux Achats, a été déployée pour assurer la consolidation des initiatives, des fournisseurs et des volumes, l’objectif étant de réduire les coûts.
• Améliorer l'expérience client : une grande partie du travail effectué par l'équipe Achats a permis de rationaliser la manière dont les utilisateurs dans l'entreprise achètent les produits et les services dont ils ont besoin.  Les utilisateurs connaissent désormais parfaitement les canaux d'achat à leur disposition et savent quelles sont les meilleures options en termes de coûts.

Pour obtenir ces résultats, l'équipe Permanent TSB-Efficio a adopté un modèle de prestation non traditionnel. Contrairement aux services de conseil habituels, où l'équipe apporte essentiellement des recommandations et où le client les met en œuvre, Efficio a défini les stratégies et a ensuite travaillé conjointement avec l'équipe de Permanent TSB pour atteindre les objectifs.

Challenges

L’état d’esprit de certaines parties prenantes, peu soucieuses des coûts, a constitué un obstacle de taille. Ces collaborateurs ont perçu la transition de la fonction Achats vers une position stratégique comme une menace vis-à-vis de leurs propres objectifs. Cette situation a en outre été aggravée par la collaboration à distance mise en place lors de la pandémie.

Pour en venir à bout, l’équipe Achats a traduit les objectifs de ce qui était initialement considéré comme un projet destiné aux Achats, dans le langage des valeurs fondamentales de Permanent TSB, valeurs auxquelles l'ensemble de la Banque pouvait adhérer.

• Unis : l'équipe conjointe des Achats constituée de Permanent TSB et d’Efficio a tiré parti de ses atouts pour faire avancer les choses. 
• Ouverts : mise en place de forums de gouvernance pour le projet qui ont favorisé la collaboration et assuré la transparence sur l'état d'avancement des initiatives. 
• Avisés : développement d’un modèle de partenariat avec des fournisseurs d'informatique et de services professionnels sélectionnés, afin de disposer d'un ensemble consolidé de fournisseurs et d'une consolidation des volumes permettant de réduire les coûts. 
• Courageux : en août 2021, l'équipe Achats a atteint l'objectif ambitieux d'économies annualisées prévu pour 2023, dépassant même les cibles de 20 %. 

La réussite de ce projet a fait des Achats un partenaire stratégique de confiance qui favorise l'excellence commerciale au sein de la Banque.

Ce succès s’appuie également sur le fait qu’Efficio et eFlow ont continué à jouer un rôle important au sein de Permanent TSB. Avec eFlow, Efficio a aidé à automatiser certaines des tâches de sourcing, de complexité moyenne à faible, et auparavant très chronophages pour l'équipe des Achats. Efficio et eFlow agissant comme un moteur efficace répondant aux besoins d'approvisionnement, l'équipe Achats de la Banque peut désormais se concentrer sur la création d'une valeur stratégique à fort impact pour l'ensemble de l'entreprise.
 

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