Negotiation Factory - Risparmi per €20 milioni in tre giorni

Un leader mondiale nella produzione di mezzi di trasporto doveva ottenere con urgenza risparmi a doppia cifra. Ha chiesto l’intervento di Efficio  che ha raccolto la sfida e ha aiutato l'azienda a trovare un nuovo modo di interagire internamente e con i fornitori.

Efficio ha pianificato, progettato e gestito una Negotiation Factory di tre giorni con fornitori attentamente selezionati. Abbiamo efficacemente preparato il team negoziale del cliente e fornito un supporto costante sul posto durante l'intero processo.

I risultati hanno superato le più rosee aspettative: in soli tre giorni il cliente ha generato oltre €20 milioni di risparmi in servizi di engineering, ottenendo il doppio rispetto all’ obiettivo previsto. Inoltre, un'ulteriore fase ha permesso di ottenere una riduzione del 7% delle tariffe orarie sul lavoro temporaneo (il doppio rispetto al target) e ha consentito un'iniezione di liquidità di oltre €1 milione, un  contributo fondamentale per il business.

Il cliente in questione è uno dei principali produttori al mondo di equipaggiamento per il trasporto di massa. In un mercato difficile e altamente competitivo, aveva bisogno di ridurre drasticamente i costi, in particolare trovando metodi innovativi per abbattere  le spese indirette.

Efficio ha lavorato con il cliente per pianificare e avviare una Negotiation Factory in cui riunire i fornitori in un evento strutturato di tre giorni con un ambiente competitivo in tempi pressanti . Il ruolo di Efficio è stato quello di progettare, pianificare e gestire l'evento e trasferire le competenze chiave al team, relativamente nuovo, di Procurement indiretto del cliente, creato in tempi relativamente recenti . I consulenti di Efficio hanno aiutato il team ad ampliare le proprie capacità negoziali, permettendo allo stesso team del cliente di condurre direttamente i negoziati, con il supporto di Efficio.

Il cliente non aveva ben chiara la gamma di competenze che ogni fornitore poteva offrire. Nell'ambito del processo, Efficio ha identificato le competenze del fornitore per creare un gruppo strategico di fornitori e ridurre la complessità della supplier base. Inoltre, ha condotto delle Richieste di Offerte di Acquisto (RFP) per validare le politiche di prezzo correnti e impostare un benchmark negoziale.

I tempi previsti dal cliente per la definizione dei risparmi erano stringenti, per questo le fasi di progettazione e preparazione dovevano concentrarsi in un periodo relativamente breve. L'obiettivo è stato più impegnativo da raggiungere anche a causa della complessa struttura a matrice dell'organizzazione. Storicamente questa struttura aveva reso difficile al Procurement il raggiungimento di un consenso sulle attese e sui risultati previsti come base negoziale nel dialogo con i fornitori.

L'approccio

La preparazione meticolosa e dettagliata della Negotiation Factory è stata vitale per la sua buona riuscita, visti i tempi volutamente ristretti . Per assicurare il successo della Negotiation Factory non abbiamo lasciato nulla al caso:

• Raccolta e analisi dei dati per determinare la trasparenza   spesa e prezzi
• Profilazione e selezione del migliore mix strategico di fornitori per l'evento
• Lavoro estensivo con tutti gli stakeholders per garantire il pieno allineamento rispetto alle attese e agli esiti auspicati, incluso il coinvolgimento di leader e dirigenti chiave che hanno discusso con i fornitori della necessità e dei driver del cambiamento, a dimostrazione che l'evento era del   business e non solo del Procurement
• Sviluppo di una strategia e di una tattica negoziale dettagliata, anche per anticipare le contromosse dei fornitori
• Definizione delle modalità per tracciare e misurare i risparmi
• Coaching e orientamento del team negoziale del cliente, con simulazioni e valutazione di diversi scenari
• Creazione di un “consiglio di guerra” per l'evento, al fine di fornire supporto continuo ai negoziatori. Tra le attività previste, l'analisi in tempo reale che ha permesso ai negoziatori di valutare l'impatto delle risposte dei fornitori e definire il processo decisionale

I risultati

In soli tre giorni, la Negotiation Factory ha permesso di ottenere:

• Risparmi per €20 milioni per la categoria servizi di engineering, il doppio rispetto al target iniziale di €10 milioni
• Riduzione di oltre 180 fornitori di servizi di engineering fino a raggiungere un panel strategico di 15
• 7% di riduzione generale della tariffa oraria nella categoria lavoro temporaneo (il doppio rispetto al target), inclusa una riduzione del 10% rispetto all' incumbent nel mercato principale del cliente
• Un bonus in contante di oltre €1 milione negoziato con uno dei principali fornitori

Il processo ha prodotto anche diversi altri benefici, come l'aumento delle competenze e delle capacità all'interno del team di Procurement del cliente, una relazione molto più solida tra il Procurement e il business, una migliore comprensione e relazione lavorativa tra il cliente e i suoi principali fornitori. Il successo del progetto ha posto le basi per risparmi continui e significativi in tutto il business.