Atelier de négociation - €20m d’économies en trois jours

Lorsqu’un leader mondial de l’industrie du transport a eu besoin de réaliser des économies urgentes et à deux chiffres, ils se sont tournés vers Efficio. Pour y arriver, ils ont recherché une nouvelle façon de travailler avec leurs fournisseurs – et entre eux. 

Efficio a planifié, conçu et géré un atelier de négociation intensive avec des fournisseurs soigneusement sélectionnés. Nous avons coaché l’équipe de négociation du client et apporté un soutien important sur place tout au long du processus.

Les résultats ont dépassé les attentes. Plus de €20m d’économies dans les services d’ingénierie ont été réalisées en seulement trois jours – le double de l’objectif du client. Une vague supplémentaire a permis de réaliser non seulement une réduction de 7% des taux horaires d’intérim (soit le double de l’objectif), mais également une injection de cash supérieure à €1m, qui s’est avéré vitale pour l’entreprise.

Notre client est l’un des plus grands fabricants mondiaux de matériel de transports collectifs. Face à un marché difficile et très compétitif, ils avaient besoin de réduire radicalement leurs coûts, avec une attention particulière pour trouver des solutions innovantes pour réduire leurs dépenses indirectes.

Efficio a travaillé avec le client pour planifier et conduire l’atelier de négociation, afin de réunir ensemble les fournisseurs dans le cadre d’un événement de trois jours pour créer un environnement compétitif et temporellement contraint. Le rôle d’Efficio était de concevoir, panifier et gérer l’événement, et transférer les compétences clés à l’équipe achats du client récemment créée. Les consultants d’Efficio ont coaché et encadré l’équipe pour développer leurs compétences de négociation et leur permettre de conduire les négociations, avec le soutien d’Efficio.

Le client manquait de clarté sur la gamme de compétences que chaque fournisseur était capable d’offrir. Dans le cadre du processus, Efficio a identifié les compétences des différents fournisseurs pour permettre d’établir un panel de fournisseurs stratégiques et réduire la base fournisseurs. Nous avons également conduit un RFP pour valider la tarification existante et établir un benchmark pour les négociations.

La contrainte temporelle était élevée pour réaliser les économies, c’est pourquoi la conception et la préparation ont dû être comprimées sur un délai relativement court. La tâche était encore plus compliquée du fait de la structure matricielle complexe au sein de l’organisation. Historiquement, cette structure avait gêné le département achats à obtenir l’aval concernant les objectifs et résultats comme base pour les négociations avec les fournisseurs.

Approche

L’atelier de négociation se déroulant sur une période délibérément courte de seulement trois jours, une préparation méticuleuse et détaillée était absolument vitale. Pour assurer le succès de cet atelier de négociation, nous n’avons rien laissé au hasard, en particulier :

• Collection et analyse des données pour établir la transparence des dépenses et des prix

• Profilage et sélection de la meilleure combinaison de fournisseurs pour l’événement

• Travail intensif avec les parties prenantes pour s’assurer du parfait alignement des attentes et résultats désirés, y compris la prise de contact avec les leaders et responsables clés qui ont expliqué aux fournisseurs le besoin de changement et les moyens d’y arriver afin de montrer qu’il s’agissait d’une initiative de l’entreprise entière et pas seulement du département achats

• Développement d’une stratégie de négociation détaillée et d’une tactique, y compris l’anticipation des tactiques des fournisseurs

• Définition des moyens de suivi et de mesure des économies

• Coaching et encadrement de l’équipe de négociation du client, y compris via des simulations et la réponse à différents scénarios

• Etablissement d’une « salle de guerre » des négociations pour l’événement offrant un soutien en direct aux négociateurs. Cela comprenait une analyse des données en temps réel afin de permettre aux négociateurs d’évaluer l’impact des réponses des fournisseurs et étayer la prise de décision

Résultats

En seulement trois jours, l’atelier de négociation a permis de réaliser :

• €20m d’économies sur la catégorie Services d’ingénierie – le double de l’objectif de €10m

• Une réduction de plus de 180 fournisseurs de services d’ingénierie à un panel stratégique de seulement 15

• Une réduction totale de 7% des taux horaires sur la catégorie Travail intérimaire (double de l’objectif), y compris une réduction de 10% avec les titulaires sur les marchés clés du client

• Un bonus de liquidité de €1m, négocié avec un fournisseur clé

Le processus a également permis de réaliser d’importants bénéfices immatériels, notamment l’amélioration des compétences et capacités de l’équipe achats du client, une relation renforcée entre les achats et le reste de l’entreprise, et une meilleure compréhension et relation de travail entre le client et ses fournisseurs clés. La réussite du projet a établi les fondations pour des économies importantes pour l’entreprise.